Для направления работника в командировку достаточно оформить приказ директора и подготовить авансовый отчет о командировке, который и будет подтверждать даты начала и окончания командировки.
Статьей 217 НК РФ установлен максимальный размер суточных:
— Для командировок по России — 700 руб. в день.
— Для командировок за рубеж — 2 500 руб. в день.
Организация вправе увеличить размер суточных своим внутренним приказом. Если вы платите суточные сверх установленного размера, с суммы превышения нужно заплатить НДФЛ и страховые взносы (кроме взносов на травматизм).
Суточные в размере, установленном в вашей организации:
— полностью учитываются в расходах для налога на прибыль и при УСН (подп. 12 п. 1 ст. 264, подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ);
— не облагаются взносами на травматизм (п. 2 ст. 20.2 Федерального закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).
Работник, находящийся в командировке, должен работать по графику, установленному в организации, в которую он прибыл. Если период командировки включает выходные и праздничные дни, то другие дни отдыха по возвращении работника из командировки ему не предоставляются. Если работник специально был командирован для работы в выходные и праздничные дни, то за работу в эти дни ему должна быть начислена доплата. Работа в праздничные и выходные дни оплачивается в двойном размере (ст. 153 ТК РФ).
Алгоритм действий при оформлении командировки:
- Проверьте, можно ли работника отправить в командировку. Вы не можете направить в командировку:
1. Беременных женщин;
2. Работников младше 18 лет (за исключением творческих работников средств массовой информации, театров и т. п., а также профессиональных спортсменов).
Только с письменного согласия работника и при отсутствии медицинских ограничений вы можете направить в командировку (ст. 259 ТК РФ):
— женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет;
— работников, имеющих детей-инвалидов в возрасте до 18 лет;
— работников, осуществляющих уход за больными членами семьи в соответствии с медицинским заключением.
2. Оформите приказ на командировку. Никаких ограничений по продолжительности командировок нет, но от этого может зависеть, положены ли командированному суточные. Для однодневных командировок по России суточные не предусмотрены.
3. Выдайте суточные. Чтобы выдать командированному работнику наличные деньги на командировку, заявление на выдачу подотчетных средств на командировочные расходы с него брать не нужно — достаточно приказа руководителя.
4. День отъезда в командировку отметьте в табеле учета рабочего времени (формы № Т-12 и Т-13). День в командировке обозначается кодом К. Количество отработанных часов указывать не нужно.
5. После возвращения работника получите с него авансовый отчет (форма № АО-1). К отчету прилагаются все подтверждающие документы (чеки, квитанции с гостиниц и др.).