Личная карточка работника – это обязательный документ, в котором работодатель собирает всю информацию о работнике. Ее составляют в одном экземпляре на каждого сотрудника. Работодатель обязан заводить личные карточки на всех работников.

    Для личной карточки работника предусмотрен типовой бланк – форма № Т-2. Его форма утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

    Но работодатель вправе разработать свою форму личной карточки и утвердить ее приказом.

    Сведения в личную карточку работника вносятся на основании документов, представляемых при приеме на работу, а также приказов и распоряжений, которые издаются работодателем.

    В личной карточке отражаются все события, связанные с трудовой деятельностью сотрудника: прием, переводы, отпуска, установка надбавок, повышение квалификации, награждения.

    Вот какие разделы может включать карточка:

— общие сведения – коды места рождения сотрудника, его гражданства, образования и квалификации;

— сведения о воинском учете;

— прием на работу;

— аттестат, свидетельства или удостоверения о повышении квалификации или переподготовке и т. д.;

— награды – в соответствии с приказами о поощрениях сотрудника;

— отпуск – все виды отпусков, которые были предоставлены сотруднику за время его работы в организации;

— льготы;

— любые другие сведения о сотруднике, которые могут повлиять на условия и порядок его работы (например, об инвалидности).

    Если какие-либо сведения о работнике изменились, то в личную карточку вносят необходимые исправления. Прежние сведения зачеркиваются одной чертой, а сверху или рядом с нужной графой записываются новые данные. Все исправления заверяют подписью сотрудника кадровой службы.

    Личная карточка должна храниться в архиве организации 75 лет.

    Личную карточку работника нужно вести на бумаге. Работодатель не может вести личную карточку работника исключительно в электронном виде. С каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить работника под роспись в его личной карточке. То есть работник должен расписываться в карточке не один раз при увольнении, а по мере внесения записей в трудовую книжку.

    За ведение личных карточек в электронной форме работодатель может быть привлечен к административной ответственности.